Обрезанный номер страницы или пропавшая строка чаще связаны с размером страницы и настройкой масштаба. Хорошая подготовка PDF начинается с проверки двух вещей: соответствует ли размер файла бумаге и помещаются ли важные элементы в доступную область печати.
Проверьте размер страницы
Для обычного А4 размер составляет 210 × 297 мм. Документ, созданный в другом формате, может выглядеть на экране совершенно нормально, но при печати часть содержимого окажется за границей листа. Особенно часто это происходит с файлами, собранными из нескольких источников.
Откройте свойства PDF и проверьте размеры страниц. Просмотрите не только первую страницу, но и приложения, альбомные таблицы и титульный лист. В одном файле могут одновременно находиться А4, А3 и страницы произвольного размера.
Выберите подходящий масштаб
Режим «Фактический размер» сохраняет исходный масштаб. Он нужен там, где важны точные размеры, но не гарантирует, что всё содержимое поместится на выбранной бумаге. Режим подгонки под область печати может уменьшить изображение и сохранить крайние элементы за счёт изменения масштаба.
Для обычного текстового отчёта небольшое уменьшение иногда допустимо. Для выкройки, линейки или чертежа оно меняет смысл результата. В таких случаях нужно исправлять формат или размещение элементов, а не просто включать подгонку.
Оставьте запас вокруг текста
Не ставьте номера страниц, подписи и таблицы вплотную к краю. Непечатаемые поля зависят от оборудования и режима работы, поэтому универсального безопасного значения для всех случаев нет. Если документ будут переплетать, дополнительно предусмотрите место со стороны корешка.
Для рекламного макета с фоном до края действуют другие правила: изображение продолжают за линию будущей обрезки. Эти вылеты не заменяют внутренние отступы для текста.
Проверка на примере
У отчёта на 18 страниц последняя колонка таблицы выходит за правую границу. Уменьшение всего файла исправит таблицу, но сделает основной текст мельче. Лучше перевести только проблемную страницу в альбомную ориентацию, подправить ширину колонок и заново экспортировать PDF.
После экспорта проверьте шрифты, переносы и количество страниц. По возможности напечатайте одну сложную страницу: с таблицей, подписью у края и номером. Этот небольшой тест быстрее выявит ошибку, чем просмотр всех страниц на уменьшенном экране.
При передаче файла в «ТЕКСТ» укажите, можно ли менять масштаб. Формулировка «печатать в исходном размере, при нехватке поля связаться со мной» помогает избежать нежелательного уменьшения.