Оцифровка архива: как отсканировать договоры и акты в PDF

Бумажный архив занимает шкафы и теряется в самый нужный момент. Электронная копия решает обе проблемы, но только если оцифровку подготовить.

Шаг 1. Инвентаризация

Прикиньте объём: сколько папок, листов и какие форматы. В калькуляторе сканирования доступны A4 и A3 и тип документа «текстовый».Если в архиве есть большие чертежи, они отдельная услуга с ограничением по формату A3 для сканирования, подробности в статье про сканирование чертежей.

Шаг 2. Сортировка

Разделите документы на три группы:

Несшитые. Их обрабатывают через автоподатчик, это быстрее и дешевле.

Сшитые. Идут вручную, цена выше.

Особые. Рваные, склеенные, тонкие листы. Их лучше сканировать отдельно.

Шаг 3. Решите, что расшивать

Если в сшивке нет юридической необходимости сохранять переплёт, можно аккуратно расшить, сфотографировать порядок и сшить заново. Если документ нельзя трогать, оставляйте как есть и выбирайте ручную подачу.

Шаг 4. Порядок и имена

Заранее определите схему имён. Для договоров подойдёт «дата_контрагент_номер», например «2024-03-15_Ромашка_12». Один документ — один файл. Если страниц много, их собирают в один PDF в правильном порядке.

Шаг 5. Проверка

Выберите несколько файлов случайно и откройте. Проверьте читаемость мелкого текста, подписей и печатей, а также наличие всех страниц.

Ориентиры по стоимости

По калькулятору «ТЕКСТ» сканирование A4 текстовых несшитых документов, 50 прогонов, стоит 400 ₽. Сканирование A3, 10 прогонов сшитых оригиналов, тоже 400 ₽. Сопоставлять эти цифры по цене за лист нельзя: форматы и способ подачи разные. Но видно, что у сшитых оригиналов цена за прогон заметно выше.

Что получаете

Электронный файл, который можно хранить на диске, отправить по почте и распечатать повторно. Бумажные оригиналы остаются у вас.

Частые вопросы

Рассчитать сканирование документов