Хорошо отсканированный документ — это один аккуратный PDF, а не двадцать картинок с названиями вроде «scan0017». Такой файл удобно отправить, приложить к заявке или распечатать повторно.
Порядок страниц
До сканирования пронумеруйте листы карандашом в уголке. После сканирования сверьте: количество страниц в PDF должно совпадать с количеством листов, умноженным на число сторон, если лист двусторонний. Пустые обороты по желанию удаляют.
Если документ состоит из разделов с отдельными названиями (основной договор и приложения), решите, будет это один файл или несколько. Для отправки контрагенту обычно удобнее один файл. Для архива лучше разбить по смыслу.
Имена файлов
Выберите схему и держитесь её во всём архиве. Хороший принцип: сначала дата в формате «ГГГГ-ММ-ДД», потом тип документа, потом контрагент. Так файлы выстраиваются в хронологию сами. Избегайте пробелов и особых символов, если файлы будут загружать на сайты и в бухгалтерские системы.
Размер файла
Файл на 40 МБ не отправить по почте. Если страниц много, разделите документ на части либо отправьте ссылкой на облако. Слишком сильное сжатие портит читаемость мелкого шрифта, поэтому проверяйте результат на самой мелкой странице.
Когда нужна текстовая версия
Сканирование создаёт картинки страниц, а не редактируемый текст. Если вам нужен текст, который можно скопировать и вставить, потребуется распознавание. Уточните, нужно ли оно вам, при заказе.
Что проверить перед отправкой
Все ли страницы на месте.
Не перевёрнута ли какая-либо страница.
Видны ли подписи, печати и мелкие примечания.
Нет ли чужих данных, которые не должны попасть адресату.
Хранение
Сохраните оригинальный PDF в неизменном виде и работайте с копией. Включите папку в резервное копирование: электронный архив, который хранится на одном компьютере, снова оказывается уязвимым.
Частые вопросы
Можно ли получить скан одним файлом?
Да, опишите желаемый порядок страниц при отправке заказа.
Что лучше: единый PDF или набор файлов?
Для отправки адресату один файл удобнее. Для долгого хранения документы лучше разделять по смыслу.
Рассчитать сканирование документов