Вы идеально оформили документ в Word, отправили файл на печать, а в готовой стопке таблица разорвана, а последняя строка попала на новый лист. Файл при этом не менялся. Меняется компьютер, на котором его открывают.
Почему Word «плывёт»
Документ Word хранит не готовые страницы, а инструкции: какой шрифт, какой интервал, где разрыв. Каждый раз при открытии программа заново раскладывает текст по страницам. Результат зависит от трёх вещей:
Шрифты. Если нужного шрифта на компьютере нет, Word подставляет другой с иной шириной букв. Строки переносятся иначе, страницы сдвигаются.
Версия программы. Разные версии по-разному считают интервалы и обтекание картинок.
Драйвер принтера. Область печати у устройств разная, и Word может поменять разбивку на лету.
PDF решает все три проблемы. В нём каждая страница уже собрана, шрифты встроены, и ни одна строка не перенесётся.
Как сделать хороший PDF
Закончите правки и обновите содержание, чтобы номера страниц были верными.
Выберите «Сохранить как PDF» либо «Экспорт» и вариант «для печати», а не «минимальный размер». Минимальный размер сжимает картинки сильнее.
Откройте получившийся файл и пролистайте его целиком.
Сверьте число страниц, разрывы таблиц и последнюю страницу.
Что проверить в готовом PDF
Не потерялись ли символы: специальные знаки, формулы, надстрочные цифры.
Не стали ли картинки размытыми.
Одинаков ли размер страниц. Одна нечаянно оставшаяся страница Letter вместо A4 выбивается из комплекта.
Если PDF сделать нельзя
Иногда работа ещё не закончена: заказчик вносит правки, а печатать нужно сегодня. Тогда отправьте файл Word и напишите об этом. По правилам «ТЕКСТ» при необходимости правок макет сначала согласовывается с вами, а затем запускается печать. Для файла с нестандартными шрифтами пришлите и сами шрифты либо замените их на обычные, например Times New Roman или Arial.
Мини-тест перед большим тиражом
Напечатайте самую «тяжёлую» страницу: с таблицей, сноской и подписью у нижнего края. Если на ней всё в порядке, остальной файл, скорее всего, тоже.
Частые вопросы
Файл из Google Документов подойдёт?
Скачайте его в формате PDF и отправляйте в таком виде. Тогда вёрстка зафиксируется до печати.
Почему изменилось количество страниц?
Вероятнее всего, программа заменила шрифт или поменяла поля. Пересоберите PDF на том компьютере, где документ выглядит правильно.
Можно ли править PDF после отправки?
Лучше внести правки в исходный файл и пересохранить PDF. Правка прямо в готовом PDF часто ломает нумерацию.